Zertifizierter Partner von AMAGNO Dokumentenmanagement

Was ist digitales Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement Software (DMS) unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten. Beim Dokumentenmanagement in seiner ursprünglichen Form ging es um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit. Der Aufwand zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk war jedoch deutlich höher. Kosten für speziell geschultes Personal und notwendiger IT-Infrastruktur und ein enormer Aufwand bei der Verschlagwortung waren Gründe dafür.

Der Einsatz lohnte sich dementsprechend erst, wenn lang abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten. Etwa auf Grund gesetzlicher Erfordernisse, zum Beispiel einer Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems war daher lange Zeit sehr schwer zu ermitteln.

Heutige DMS Software bietet zahlreiche weiter reichende Funktionen und Vorteile als die reine Dokumentenverwaltung und beschränkt sich auch nicht mehr allein auf die Verwaltung von digitalisierten Schriftstücken, sondern adressiert jegliche Art von elektronischen Dokumenten. Der Aufwand, diese in einem zentralen DMS abzulegen ist unter anderem aufgrund einer Vielzahl von (teils automatisierten) Importmöglichkeiten deutlich geringer. Durch die OCR Texterkennung ist es auch nicht mehr notwendig eine manuelle Verschlagwortung vorzunehmen, sondern die DMS Software kann den Inhalt der Dokumente selbst durchsuchen.

Moderne digitale Dokumentenmanagement Software wie AMAGNO, bezeichnen sich als Digital Workplace, da sie die Arbeiten im Büro automatisieren und dadurch die Mitarbeiter entlasten. Digital Workplace Lösungen assistieren den Mitarbeitern in einem so großen Maße, dass diese einen großen Zeitgewinn und eine bessere Arbeitsqualität erlangen.

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